Использовать для подтверждения расходов копии документов вместо оригиналов можно. Но это должны быть копии, заверенные в установленном порядке. Такой порядок прописан в Национальных стандартах — ГОСТах.
Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 (утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст) копия документа — это экземпляр, полностью воспроизводящий информацию подлинника.
Заверенной копией является такая, на которой проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
В заверенной по всем правилам копии под реквизитом «Подпись» указаны (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст):
- слово «Верно»;
- должность лица, заверившего копию;
- его собственноручная подпись;
- расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
- дата заверения копии.
Заверительная отметка может быть рукописной или в виде штампа.
Кроме того, в ней должна быть надпись о месте хранения оригинала:
«Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ... за ... год»).
И все это должно быть заверено печатью.
Если копия оформлена именно так, ее можно принять к учету. Это подтверждает Минфин в письме от 22.04.2019 № 03-11-11/28986.
____
г.Владивосток, пр-кт Красного Знамени, д.117Д (вход с торца)
8-800-600-73-76